Forretningsorden for forældrebestyrelsen ved

Eventyrhaven

Forretningsordenen er oprettet ifølge styrelsesvedtægternes § 6.

Forretningsordenen skal opbevares sammen med forældrebestyrelsens referater og vedtægter. Forældrebestyrelsen skal have udleveret både forretningsorden, kontrakten mellem Herning Kommune og Eventyrhaven og kopi af deres underskrevne tavshedserklæring.

Konstituering

Der henvises til vedtægternes § 5, hvorved forældrebestyrelsens konstituering beskrives. Lederen er ansvarlig for referatet.

Forældrebestyrelse

Forældrebestyrelsen består af 7 forældrevalgte samt 2 personalevalgte.

Blandt Regnbuens forældre vælges 2 forældre.

Blandt Puffs forældre vælges 3 forældre.

Blandt Hobbittens forældre vælges 2 forældre – 1 fra almengruppen og 1 blandt specialgruppens forældre (hvis muligt). Hvis det ikke er muligt at få valgt en forælder fra specialgruppen, vil den forældre i hele institutionen, der får flest stemmer derefter, indtage pladsen.

Hvis der ikke er opstillede, så ovennævnte fordeling af pladser, er mulig, fordeles pladserne efter opstillede kandidater med flest stemmer.

På et fælles personalemøde vælges 3 personalerepræsentanter, så hver afdeling er repræsenteret med en medarbejder (i lige år).

Lederen og de pædagogiske ledere deltager uden stemmeret.

Suppleanter: Der vælges 1 suppleant fra hvert hus samt 1 fra specialafdeling. Suppleanten indtræder når en anden går ud af forældrebestyrelsen.

Ved specielle punkter på dagsorden, er det muligt at invitere andre personer med ad hoc, når det giver mening, - de opnår dog aldrig stemmeret.

Mødernes hyppighed og sted

Som udgangspunkt afholdes der 6 møder årligt, efter behov kan der indkaldes yderligere når formand og institutionsleder vurderer behovet. Møderne vil blive afholdt skiftevis i husene. Til det første møde med konstituering, fastlægger vi den dato for det kommende møde.

Suppleanterne er velkomne til møderne uden stemmeret. Suppleanterne tæller ikke ved eksempelvis aflysning eller udsættelse.

Aflysning

Forældrebestyrelsesmøderne aflyses, eller udsættes ved færre end 4 tilmeldte forældrerepræsentanter

Dagsorden

Dagsorden skal udsendes senest fire dage før mødedato. Dagsorden udarbejdes af institutionsleder i samarbejde med forældrebestyrelsesformand. 

På hvert forældrebestyrelsesmøde skal dagsorden mindst indeholde følgende punkter:

• Orienteringer om :
  • det pædagogiske arbejde

  • fokusområder og indsatser. 

  • Evalueringer af forløb, fokusområder og indsatser.

  • Feedback på Forældrebestyrelsens principper omsat til handling

• Økonomi

• Indkomne forslag

• Eventuelt

Herforuden skal institutionslederen sikre, at forældrebestyrelsen drøfter institutionens kontraktstyring, med bl.a. følgende punkter:

• Visioner og politiske målsætninger

• Institutionens overordnede mål

• Institutionens værdigrundlag

• Institutionens pædagogiske principper

• Institutionens indsatsområder

• Mål og handlingsplan for forældresamarbejdet

• Budget

• Regnskabsoversigt

Referat

Institutionslederen skal sikre, at forældrebestyrelsens beslutninger føres i et referat (beslutningsreferat), der opbevares i institutionen.

Referatet sendes til godkendelse hos forældrebestyrelsens medlemmer senest 7 dage efter mødet. Forældrebestyrelsen skal sende indvendinger/rettelser til referatet inden 5 dage efter referatet er udsendt til godkendelse. Herefter lægges referatet på hjemmesiden og sendes ud i Aula (Institutionsleders ansvar). 

Af referatet skal fremgå:

• Hvem har deltaget i forældrebestyrelsesmødet

• Dagsorden samt beslutning for hvert enkelt punkt

• Hvem har ført referatet

Forældrebestyrelsens ansvar og opgaver

Forældrebestyrelsen fastsætter principper for institutionens virksomhed, indenfor hvilke institutionslederen administrerer institutionen, herunder:

• Principper for de pædagogiske aktiviteter i institutionen

• Principper for samarbejdet mellem hjem og institution

• Sikring af dialogen mellem forældrebestyrelsen og forældregruppen

• Principper for anvendelse af institutionens børnerelaterede midler

• Udtale sig til forslag fra BL (Børn og læring)

• Forståelse for at det er helheden – hele institutionen, man er forældrebestyrelsesmedlem for og ikke blot sit eget barn eller for den gruppe, som sit eget barn netop går i. 

• Være opmærksom på hvad der er relevant at bringe op i bestyrelsen.

• Deltage i arrangementer og evt. udvalg

• Huske at melde afbud til formand eller institutionsleder, hvis man er forhindret i at deltage i møderne

• Give tilbagemeldinger på materiale, som evt. er udsendt til kommentering eller stillingtagen uden for forældrebestyrelsesmøderne

• Medvirke ved ansættelse af institutionsleder og pædagogisk leder, - har indstillingsret, forvaltningschefen beslutter 

• Der vælges på første møde repræsentanter til ansættelsessamtaler af fast personale. Der kan inviteres ind og øvrige bestyrelsesmedlemmer kan være suppleanter.

• Skal orienteres samt godkende de pædagogiske læreplaner

• Kvalitetsrapporten skal gennemgås og godkendes i forældrebestyrelsen

Institutionslederens ansvar, herunder ledelsesteamets opgaver

• Ansvar for det administrative

• Institutionens pædagogik samt faglighed

• Den daglige drift og træffer de beslutninger, der vedrører den daglige pædagogiske tilrettelæggelse

• Det praktiske samt tekniske ansvar

• Det personalemæssige/Personaleledelse

• Budget

• Ansvar for arbejdet overfor forældrebestyrelsen 

• Sikre at medarbejderne inddrages, høres og har indflydelse

• Sammen med medarbejderne planlægger hverdagen i institutionen

• Træffer beslutninger

• Skal føre forældrebestyrelsens principper ud i praksis

• Forhandlingskompetence vedr. løn til medarbejderne

Tavshedspligt

Forældrebestyrelsens medlemmer har tavshedspligt angående alle de informationer, der kommer til deres kendskab under forældrebestyrelsesarbejdet. Medlemmernes tavshedspligt gælder også efter man er trådt ud af forældrebestyrelsen. Alle forældrebestyrelsesmedlemmer underskriver tavshedserklæring når de indgår i forældrebestyrelsen.

Generelt

Nærværende forretningsorden, der er og altid skal være i overensstemmelse med institutionens vedtægter, kan ændres, såfremt et flertal af forældrebestyrelsesmedlemmerne går ind for det.

Juni 2023